業務改善

介護記録を電子化する進め方｜ICT導入前の準備・選び方・定着のポイント

介護記録の電子化は、紙を画面へ置き換えるだけでは定着しません。現場の困りごとを見える化し、入力から確認・共有・印刷までの業務全体を見直すことが成功の近道です。厚生労働省のICT導入手引きを踏まえ、無理なく進める手順を紹介します。

公開 2026-09-29 ・読了目安約10分・かいごる編集部

POINT 01

最初に解決したい課題を決める

『記録が大変だからシステムを入れる』だけでは、導入後の効果を判断できません。二重入力が多い、月末の確認に時間がかかる、担当者名や時間の転記ミスがある、外出先から入力できないなど、今の業務を具体的に書き出します。

課題ごとに、記録作成時間、差し戻し件数、印刷準備時間、未入力件数など測定できる指標を決めます。導入前の数値を残すと、試行後に本当に改善したかを職員と共有できます。

POINT 02

機能一覧だけでなく、現場で使うスマートフォンの操作性、管理者の確認方法、既存の予定表や帳票との相性、データ出力、サポート、障害時対応、費用を比較します。実際の利用場面に近いデータで試し、少ない操作で目的の記録へ到達できるかを確認します。

写真やPDFから予定を読み取る機能がある場合も、OCR結果をそのまま確定せず、日付・時間・担当者・サービス種別を生成前に確認できるかが重要です。AIで文章を作る場合は、利用者のプロフィールや実施チェックと矛盾しないか、職員が編集できるかを確認します。

POINT 03

全職員・全利用者へ一度に広げるより、対象チームや一部利用者で試行期間を設けます。入力担当、確認担当、締め切り、修正方法、通信できない場合の代替手順を決め、試行中に出た質問を運用マニュアルへ反映します。

紙の手順をそのまま電子化すると、画面入力後に同じ内容を別の表へ転記する状況が残ります。予定取込、記録作成、訪問確認、月次確認、帳票印刷の流れを並べ、重複する作業を減らします。

POINT 04

介護記録には氏名、住所、健康状態、障害特性など重要な個人情報が含まれます。管理者とヘルパーの権限を分け、担当外の利用者を閲覧できない設計、退職時の即時停止、推測されにくいパスワード、共有端末の画面ロックを運用に入れます。

私物端末の利用可否、写真の保存先、データ持ち出し、印刷物の廃棄、事故発生時の連絡先も事前に決めます。システムの安全機能と事業所の運用ルールの両方がそろって、はじめて安心して使えます。

POINT 05

本格導入後は、一か月後、三か月後など時期を決め、記録時間や差し戻し件数、職員の負担感を確認します。使われていない機能があれば、操作が難しいのか、業務手順と合わないのかを分けて考えます。

制度や帳票は変わるため、更新情報を確認し、職員研修とマニュアルを定期的に見直します。電子化の目的は入力そのものではなく、正確な記録を必要な人へ速やかに届け、利用者への支援に使える時間を増やすことです。

試行期間を設け、電子記録の確認方法と障害時の代替手順が定着してから移行範囲を広げる方が安全です。保存要件は自治体や事業所規程も確認します。

記録作成時間、転記回数、差し戻し件数、月次確認時間、未入力件数など、導入前後で比較できる指標を選びます。

本記事は公開日時点の公式資料をもとにした一般的な解説です。実際の取扱いは最新の法令・通知と指定権者・自治体の案内をご確認ください。

記事の構成・文章作成にはAIを補助的に利用しています。制度上の取扱いはリンク先の公式資料でお確かめください。

本文中の記録例は説明のための架空例です。実際の記録には確認できた日時・行為・発言だけを記載してください。

予定表の写真・PDFを取り込み、日付・時間・担当者を確認してサービス提供記録を作成できます。