小規模訪問介護・障がい福祉の介護記録ソフト選びで外せない確認項目

POINT 01

先に「1件の仕事」を決めてから試用する

厚生労働省の「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」は、既存の記録を洗い出し、必要なものと業務フローを整理してから製品を比較する考え方を示しています。まず、実際の一件を選びます。たとえば、PDFで届いた翌週の予定を確認し、担当者と利用者を照合し、訪問後に記録を編集して、利用者確認と印刷まで行う流れです。

候補ソフトは説明を聞くだけでなく、職員が自分のスマホでこの一連を操作します。入力欄が小さすぎないか、予定と利用者を取り違えにくいか、下書きと確定の違いが見えるかを記録します。kaigoru.comは写真やPDF予定表から下書きを作り、担当・利用者照合、確認、編集、訪問確認、印刷を行えますが、読み取り結果を人が確認して直す前提です。請求連携やオフライン対応、完全自動の正確性は選定理由に含めません。

実務チェックリスト

• 代表的な通常訪問と、予定変更・担当変更がある訪問を一件ずつ試す
• 現場職員がスマホだけで下書きから確定まで操作し、所要時間と迷った箇所を記録する
• 誰がどの画面で確認・編集・印刷するかを紙に書いて比較する

POINT 02

多サービスを一つの画面で扱えるか確認する

訪問介護と居宅介護、重度訪問介護、移動支援などを同じ事業所で扱う場合、名称が似たサービスを選べるだけでは不十分です。サービス種別ごとに、予定、担当者、利用者、提供内容、確認者、帳票がどこまで分かれるかを見ます。サービスを切り替えたときに前の利用者の情報が残らないか、同じ日に複数枠を表示できるかも、実データに近い架空例で確認します。

厚生労働省の手引きは、訪問系ソフトの機能として基本情報、計画書、サービス提供票、記録作成、外部データ出力などを例示し、機能の有無だけでなく操作の分かりやすさを比較するよう求めています。多サービス事業所では、全部入りかどうかより、今使うサービスの組合せで転記が減るかを見ます。障がい福祉の指定基準や自治体の提出運用はサービスと地域で異なるため、介護保険の仕組みをそのまま当てはめません。

実務チェックリスト

• サービス種別、利用者、担当者、複数枠を同じ週の予定で再現する
• 種別ごとの記録項目と帳票名、入力必須項目を一覧にする
• サービス間で共有される情報と、分けておくべき情報を管理者が決める

POINT 03

権限は「見られる人」と「直せる人」を分ける

個人情報保護委員会の「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」は、業務上必要な範囲だけにアクセスできる構成、アクセス記録の保存、端末の接続制限などを安全管理措置の例として挙げています。候補ソフトでは、管理者、サービス提供責任者、訪問担当者、事務担当者の役割を作り、閲覧だけの人と編集・確定できる人を分けられるかを確認します。

これは法令が特定の画面構成を指定しているという意味ではありません。事業所の推奨運用として、退職・休職時のアカウント停止、共有IDを使わないこと、貸与スマホの紛失連絡、月一回の権限棚卸しを決めます。ログで「誰がいつ直したか」を追えるか、訂正前の内容が残るかも、トラブル時の確認に直結します。委託先については、PPCガイダンスに沿い、安全管理、再委託、契約終了後のデータ取扱いを契約書で確認します。

実務チェックリスト

• 4役程度のテストアカウントで、閲覧・編集・確定・出力の差を試す
• 操作ログ、訂正履歴、二要素認証、端末紛失時の停止方法を確認する
• 再委託、障害時の連絡、契約終了後の削除・返却を契約書で確認する

POINT 04

PDF予定表と印刷・出力を「最後」まで試す

紙やPDFで届く予定表を使う事業所では、取り込み開始時の見栄えより、誤りを発見して直せるかが重要です。架空例として、同姓の利用者が同じ日に別担当で入る予定を用意し、PDFから下書きを作成します。担当、利用者、日付、開始・終了、サービス種別を画面と原本で照合し、違いがあれば編集して確定します。読み取りに失敗した場合の手入力や、原本を保管する場所も決めます。

確定後は、月を指定したPDF、利用者ごとの記録、担当者ごとの一覧を実際に出力し、文字切れ、ページ順、日付、サービス種別、確認欄を見ます。訪問確認をアプリ内で済ませても、利用者・家族・自治体への説明や事業所内の確認で印刷が必要になる場面はあります。e-Govの指定居宅サービス基準第39条は、指定訪問介護の具体的なサービス内容等の記録などを整備し、完結の日から2年間保存すると定め、第217条は一定の書面を電磁的記録で行えると定めています。適用対象と自治体の取扱いを確認し、電子化したから紙が不要と断定しません。

実務チェックリスト

• 同姓・複数枠・予定変更を含むPDFで、原本との照合手順を試す
• 利用者別、月別、担当者別にPDFと印刷を行い、ページ順と文字切れを確認する
• CSVなどの出力形式、検索性、保存先、復元方法を担当者と確認する

POINT 05

月額ではなく、導入から解約までの総額で契約する

費用は月額の表示だけで比較しません。初期設定、導入支援、アカウント追加、スマホや通信費、帳票・PDF出力、データ保管容量、研修、サポート、更新料を足し、12か月と複数年の両方で見積もります。使わない請求機能まで含める必要はありませんが、将来必要になった機能の追加条件は聞いておきます。厚生労働省の手引きも、製品には多様な価格体系があり、目的と必要機能に応じた比較が必要としています。

契約前には、無料試用のデータが本番へ移せるか、解約予告期間、違約金、障害時の復旧目標、問い合わせ時間、データの返却形式と費用を文書で確認します。導入後一か月は、記録にかかった時間、照合ミス、差し戻し、印刷件数を測り、管理者と現場で見直します。便利そうという印象ではなく、選定時の一件が無理なく回るかを合否基準にすれば、小規模事業所でも契約後の後悔を減らせます。

実務チェックリスト

• 初期費用から解約時のデータ出力までを一枚の総額表にする
• 試用終了後のデータ、契約更新、解約、障害時対応を書面で確認する
• 導入後の測定項目と、見直しを行う日を契約・導入計画に入れる

よくある質問

無料デモで何を見ればよいですか？

説明担当者の操作を見るのではなく、現場職員が自分のスマホで、PDF予定の取り込み、担当・利用者照合、記録編集、確認、印刷まで行います。同姓、複数枠、予定変更を含む架空例を用意し、迷った箇所と修正方法を記録してください。

訪問介護と障がい福祉を一緒に管理できますか？

製品ごとに対応するサービス種別、項目、帳票、権限が異なります。サービス名が選べるだけで判断せず、実際の予定と記録項目を再現し、種別を取り違えずに出力できるかを確認します。自治体の運用も事前に確認します。

電子化すれば印刷や保存確認は不要ですか？

不要とは一概に言えません。e-Govの指定居宅サービス基準には記録の整備・保存と電磁的記録に関する規定がありますが、適用範囲や自治体の取扱いがあります。検索、閲覧、出力、バックアップ、必要時の印刷を含めて事業所の手順を決めてください。

参考にした公式資料

• [1] 厚生労働省「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」
• [2] 個人情報保護委員会「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」
• [3] e-Gov法令検索「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」

本記事は公開日時点の公式資料をもとにした一般的な解説です。実際の取扱いは最新の法令・通知と指定権者・自治体の案内をご確認ください。

記事の構成・文章作成にはAIを補助的に利用しています。制度上の取扱いはリンク先の公式資料でお確かめください。

本文中の記録例は説明のための架空例です。実際の記録には確認できた日時・行為・発言だけを記載してください。

記録作成から確認・印刷まで一元化

予定表の写真・PDFを取り込み、日付・時間・担当者を確認してサービス提供記録を作成できます。